L'essentiel en bref
- Faites vos prévisions de charge dès décembre, à partir des contrats signés et de l'an dernier.
- Contactez vos sous-traitants en janvier, avec des dates et un volume, même approximatifs.
- Un échange écrit (mail) avec dates, tarif et délai de prévenance suffit souvent.
- Gardez une liste de remplaçants pour chaque spécialité.
Au mois d'avril, chercher un grimpeur ou une équipe d'entretien, c'est chercher quelqu'un qui a déjà dit oui à quelqu'un d'autre. Les entreprises qui passent un printemps serein ne sont pas celles qui ont plus de chance. Ce sont celles qui ont fait leur planning en janvier.
Décembre : estimer sa charge
Reprenez les contrats d'entretien signés, les chantiers de création déjà vendus, et ce que vous avez fait l'an dernier sur la même période. Comparez avec vos effectifs. Le trou entre les deux, c'est votre besoin de renfort, semaine par semaine. Pas besoin d'un logiciel, un tableau suffit.
Janvier : contacter avec du concret
Un « je t'appellerai sûrement au printemps » n'engage personne. Un message qui dit « j'aurai besoin de deux jours par semaine de mi-mars à fin mai, sur Annecy et alentours, pour de l'entretien et de la taille, à tel tarif » permet au sous-traitant de vous réserver de la place. Il préfère aussi : son planning se remplit avec un client qu'il connaît.
Février : formaliser légèrement
Sans aller jusqu'au contrat-cadre de vingt pages, un échange de mails qui reprend les points clés évite les malentendus :
- les périodes et le volume prévisionnel ;
- le tarif journalier et ce qu'il comprend ;
- le délai de prévenance pour confirmer ou annuler une journée ;
- les documents à jour (RC Pro, attestation de vigilance).
Pour un engagement plus important, voir ce que doit contenir un contrat de sous-traitance.
Toute la saison : garder un plan B
Un sous-traitant peut se blesser ou tomber en panne. Ayez pour chaque spécialité un ou deux noms de remplaçants, même avec qui vous n'avez pas encore travaillé. Les pages par département de Compétences-pros servent à ça : repérer à froid qui travaille près de chez vous.
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